הליך ה-Data mining כבר הפך להיות חלק מהשגרה בעולם העסקים התחרותי. תצורת העבודה שהתגלגלה לשוק העסקי מתוך הסקטור הממשלתי מאפשרת לרבים מהארגונים לקבל החלטות שיווקיות וניהוליות חכמות יותר תוך התבססות על מידע שנאסף בעבר באמצעות מערכת ה-CRM. מהן הסודות להצלחתו של תהליך כריית המידע? איגדנו בשבילכם 10 טיפים חשובים שיהפכו את התהליך ליעיל במיוחד.

השימוש בכריית מידע מאפשר לארגון להשיג עלות השקעה נמוכה יותר בכל מכירה, לשפר את ביצועי הקמפיינים השיווקיים ובעצם לשפר את מערך המכירה הרב ערוצי, המובילים את הארגון להחזר השקעה גבוה במיוחד לעומת ארגונים המתבססים על הנחות ותיאוריות קבועות.

הליך כריית המידע הוא למעשה נקודת המפתח החשובה ביותר בכל תהליך ה-predictive analytics (ניתוחי מידע מנבאים) שמאפשר לארגון לקבל החלטות עסקיות נכונות יותר לעתיד, תוך התבססות על מידע קיים שנאסף באמצעות מערכת ה-CRM  הארגונית.

תהליך כריית המידע באמצעות מערכת CRM הוא אומנם תהליך יעיל , אך בהחלט לא מדובר בתהליך פשוט. צוות מומחי ה-CRM של חברת ZebraCRM חושף לפניכם את עשרת הסודות החשובים לכריית מידע מוצלחת באמצעות מערכת קשרי הלקוחות הארגונית. כך תוכלו להפוך את התהליך ליעיל במיוחד בעבור הארגון שלכם.

  1. תיכנון מקדים הוא המפתח להצלחת התהליך של כריית מידע.

השקיעו בתכנון מקדים באופן מפורט עוד לפני שתחלו בהליך כריית המידע. כל ארגון שמחליט לצאת למשימה של כריית מידע צריך להגדיר תחילה מהם היעדים והשאלות אותן הוא מקווה לפתור. על האגרון להגדיר מהי נקודת ההתחלה ומהי נקודת הסיום של הליך כריית המידע, שכן המשימה בקלות יכולה להפוך לאינסופית.

ערבו בפרויקט נציגים מכל המחלקות כדי להגיע לתוצאה הטובה ביותר כדי שתוכלו לנהל את המידע בצורה נכונה במערכות ה-CRM שלכם. קיבעו אסטרטגיה מסודרת להליך כריית המידע וזכרו שמדובר בהליך שידרוש מכם להשקיע משאבים אך גם כוח אדם ייעודי לפרויקט (על כך נרחיב בהמשך.)

עוד לפני שתצאו לדרך הגדירו מראש מהן השאלות שהליך כריית המידע שלכם צריך לענות עליהם ובדקו כיצד תוכלו למדוד את התוצאות. כך לדוגמה תוכלו לבדוק האם שיפור במנגנוני הייצור אכן יוביל לכמות מכירה גדולה יותר או שמא כמות נציגים גדולה יותר במערך השיווק אכן תסייע לכם להגדיל את המכירות.

לאחר מכן, בחרו בשיטת עבודה מוגדרת שייעודה לספק את המידע שיוכל לענות על השאלות שבחרתם. רק לאחר שתהיה בידכם שיטת עבודה מוגדרת לכריית המידע ונתונים על פיהם תגדירו את סריקת המידע – צאו לדרך והתחילו את תהליך כריית המידע.

  1. גייסו צוות רחב לעבודה על הפרויקט.

אחת מהטעויות הנפוצות אצל השחקנים החדשים בעולם כריית המידע, היא העברת האחריות אל כורה המידע שמבצע את סקירת המידע בפועל. היות והבנת המידע דורשת הבנה של העסק, של מבנה הארגון ושל נהלי העבודה בו חשוב לגייס צוות רלוונטי רחב ככל הניתן מתוך עובדי הארגון.

כדי להגיע לתוצאות הטובות ביותר חשוב להגדיר מנהל פרויקט, מומחה עסקי, כורי מידע, מומחי מידע ואנשי IT בהתאמה לנפח הפעילות שנדרש לביצוע כריית המידע בפרויקט שלכם.

  1. ארגנו את המידע בצורה נכונה.

כדי להבטיח את הצלחתו של התהליך חשוב מאד שתבינו מראש מול אילו סוגי מידע אתם עומדים להתמודד בהליך הכרייה ולכן מומלץ להתחיל את הליך הכרייה עם המידע שכבר ניתן לסריקה ואינו דורש התאמות.

במרבית המקרים מבוצע הליך כריית המידע בתוך Data Warehouse שהוא בסיס נתונים קטן יותר בו קיים רק חלק מהמידע ומשמש כבסיס נתונים מייצג לשאר נתוני הארגון. אבל בחלק מהמקרים ניתן גם להשתמש בבסיסי נתונים קטנים ובינוניים הקיימים בארגון, במידה והמידע האירגוני אכן מתחלק לבסיסי נתונים נפרדים על פי תחומי הפעילות כמו מכירות, שירות ותחומים נוספים. כך או כך, חשוב תמיד להשתמש במידע מייצג ולא במאגר מידע קטן מדי שלא יצליח לענות על השאלה או שלא יכלול את כל סוגי המידע.

  1. חיבור מאובטח לתשתיות ה-IT

צוות ה-IT שלכם הוא חוליה חשובה מאד בכל הנוגע לפרויקט כריית המידע. זכרו תמיד כי כלי כריית המידע שלכם צריך להתחבר באופן מאובטח לכל מערך ה-IT בארגון כדי לדלות ולסרוק את המידע הרלוונטי. לכן, חשוב מאד שמערך ה-IT של הארגון יכין את התשתיות המתאימות לתחילת העבודה לפני תאריך היעד.

  1. בחרו בתוכנות כריית המידע המותאמות לפעילות הארגון שלכם

הקפידו לבחור בכלים המתאימים ביותר להליך כריית המידע שלכם. סריקת המידע נוגעת בכמויות מידע גדולות המגיעות לתוך בסיסי המידע ממערכות שונות ובפורמטים שונים. לכן מומלץ לבחור בתוכנות כריית מידע המציעות אלגוריתמים ייעודיים לסוגי מידע רבים ובשל כך יכולות לחסוך לארגון זמן רב וכמובן הרבה מאד כסף.

אך מלבד נושאי התאימות למידע עצמו חשוב להתייחס גם ליכולות האינטגרציה של המערכת עם סביבת ה-IT הקיימת בארגון וכמובן ליכולות של אנשי המחשוב להטמיע אותו.

  1. שקלו לכרות מידע ממקורות מגוונים כדי להשיג החזר השקעה גבוה יותר.

כשאתם משלבים מידע שכולל טקסט, התנהגות גולשים באתרים או תוצאות סקרים, ביחד עם מידע שהגיע אל מאגרי המידע מתוך מערכות ה-CRM בארגון שלכם, אתם יכולים להשיג תמונה רחבה בהרבה של התנהגות הלקוחות שלכם, הצרכים שלהם, הנקודות החזקות והחלשות של הארגון שלכם וכיצד כל אחת מהן משפיעה על תהליך המכירה של הלקוחות שלכם.

הקפידו לבחון את סוגי המידע העומדים לרשותכם וכיצד כל אחד מהם יוכל לסייע לכם לענות על השאלות המורכבות שלשמן התחלתם בתהליך כריית המידע.

  1. הגדילו את פעילות כריית המידע כדי להשיג תוצאות טובות יותר.

אחת מהדרכים בהן תוכלו לפעול לשיפור ה-ROI בארגון היא הגדלה של כמות הפרויקטים העוסקים בכריית מידע בארגון. פתרונות כריית מידע מתקדמים יסייעו לכם להקטין את כמות אנשי הצוות שידרשו למשימה ויאפשרו לכם לשלב משימות בין הפרויקטים השונים ולהפיק יותר מידע בפחות זמן.

יחד עם זאת, הקפידו תמיד להפריד את הפרויקטים השונים זה מזה על מנת לספק מענה לשאלות הראשיות תוך התבססות על פילוחים שונים כמו מיקום גיאוגרפי או קהל לקוחות שונה. במקביל תוכלו גם להגדיר משימות משניות לכל פרויקט כדי לקבל תמונה רחבה יותר – כמו למשל האם שיפור במערך השירות או שינוי באתר העולמי של הארגון שיפר את המכירות במדינה מסויימת.

  1. שקלו את כל אפשרויות ההטמעה הזמינות.

ארגונים רבים השואפים ל-ROI גבוה במהירות, מטמיעים את מסקנותיו של הליך כריית המידע במהירות. במקרים מסוג זה חשוב מאד להטמיע את המידע שהתקבל תחילה בצוות הניהולי לפני היציאה לכל מהלך אסטרטגי או טקטי משמעותי בארגון.

במקביל, מומלץ לבצע בדיקות של המידע החדש בתקופות העומס, על מנת לבחון האם המידע החדש, אכן מספק את התוצאה המבוקשת. פעילות מסוג זה תאפשר לארגון לבחון בתוך זמן קצר את השינויים שיבצע הארגון ולבחון את תגובת הלקוחות ובמקביל להמשיך ולספק נתונים בזמן אמת שישמשו לחיזוי עתידי.

  1. הגדילו את שיתוף הפעולה והיעילות דרך ניהול מודל העבודה.

מבט פנימה אל תוך הליך כריית המידע מאפשר לכם לשפר את ניהול מודל העבודה בהליך כריית המידע.

הקפידו לבחון את המשימות השונות בכל פרויקט ודאגו לשלב משימות בין פרויקטים באופן שימנע מכם לחזור על אותן המשימות שוב ושוב. בלא מעט מקרים, מידע שנסרק בהליך כרייה אחד יוכל לשמש לכם ככלי עזר בפרויקט אחר בתוך אותו הארגון.

בחינה של התהליך עצמו, שילוב של משימות כריית המידע בין פרויקטים ושימוש בצוות מקצועי המתפרס על פני המחלקות השונות אליהן נוגע תהליך כריית המידע יסייע לכם למנוע בזבוז משאבים מיותר ולשפר את יכולות האוטומציה של התהליך, כך שתוכלו להפיק יותר מסקנות בפחות זמן ובהשקעה כספית קטנה בהרבה.

לסיכום – הליך כריית המידע הוא הליך משמעותי בעולם העסקי כיום והוא מאפשר לנו לקבל הצצה אמתית לעתיד תוך התבססות על העבר. אך, יחד עם זאת, הוא דורש השקעה רבה ותכנון מקדים כדי להפוך להצלחה ולאפשר לארגון להגיע ל-ROI חיובי בתוך זמן קצר.

דרגו