אין זה סוד שמערכת CRM היא אחת מהמערכות המרכזיות בכל עסק, ובעלי עסקים רבים מטמיעים אצלם מערכת זו לצורך ניהול הקשרים עם הלקוחות שלהם. תהליך ההטמעה של מערכת CRM בעסק שלך אינו תהליך פשוט, ויש לו עלויות ומשמעויות שונות. לכן, חשוב להתכונן כהלכה לתהליך הזה. תכנון זהיר וביצוע קפדני יכולים לחסוך לעסק שלך זמן וכסף רב.

  • הכן את העובדים שלך

מערכת הCRM שלך אינה פועלת בוואקום. מי שמתפעל אותה הם המשתמשים – כלומר העובדים שלך. עליך להכין אותם לתהליך ולשימוש במערכת החדשה. חשוב להשקיע בהדרכות לעובדים, הן מהצד הטכני של תפעול המערכת והן מהצד של ניהול השינויים בתהליך העבודה שלהם. עובדים שאינם מיומנים בשימוש במערכת, עובדים מתוסכלים כתוצאה מהשינוי שנכפה עליהם ועובדים מלאי התנגדויות, יפגעו בביצועים של התהליכים העסקיים, בקשר עם הלקוחות ובשירות שהלקוחות שלך מקבלים.

  • טייב את הנתונים שלך

וודא שמסד הנתונים הקיים שלך מאורגן – שיש לך את כל הפרטים של הלקוחות שלך והמידע הנדרש ושהכול מאוחד במקום מרכזי. חוסר סדר בנתונים הבסיסיים של הלקוחות יכול להקשות מאוד על תהליך ההטמעה של המערכת ולעלות לך כסף רב בביצוע התאמות לאחר ההטמעה הראשונית. מסד נתונים מאורגן הוא בסיס הכרחי להטמעה חלקה ומוצלחת.

  • הגדר את היעדים שלך ואפיין את המדידה והמעקב

כאשר החלטת להטמיע מערכת CRM בעסק שלך, בוודאי היו לך מטרות נוספות מעבר לצבירת נתונים פשוטה על הלקוחות שלך. אתה בוודאי רוצה לקבל תובנות ומתוכן להגיע למסקנות כיצד לבצע שיפורים בעסק ולהגדיל את הביצועים. חשוב שתקדיש זמן להגדרה של היעדים והרווחים שאתה רוצה להפיק ממערכת הCRM, ולגזור מכך את תצוגות הנתונים ואת הדו"חות שיציגו את המידע שיעזור לך להשיג אותם. לאחר שתאפיין את הדו"חות, תוכל גם לראות האם יש נתונים נוספים על הלקוחות שלך שחסרים לך היום ושאתה צריך להתחיל לאסוף.

  • וודא כי המערכת שבחרת היא המתאימה ביותר לעסק שלך מבחינת עלויות לאורך זמן

כאשר החלטת לרכוש מערכת CRM לעסק שלך, בוודאי ביצעת השוואת מחירים בין ספקים שונים. חשוב להבין כי העלות של מערכת הCRM אינה מתבטאת רק בעלות הראשונית של חבילת התוכנה. להטמעה של מערכת CRM יש עלויות נגזרות נוספות, כגון השקעה בתשתית מחשוב, נפחי אחסון, שעות עבודה ותמיכה של אנשי IT, שעות הדרכה, ועוד. לא תרצה לרכוש משהו שיעלה לך בזול אך ידרוש השקעה רבה אחר כך מבחינת תמיכה, תקלות, התקנות והגדרות. היתרון במערכת CRM הנמצאת בענן, כמו זברה CRM, היא שעדכוני התוכנה מתבצעים בצורה שקופה ואוטומטית, אין צורך ברכישת חומרה ייעודית או ברישיונות תוכנה, והדבר חוסך כסף רב בתקציב המחשוב שלך.

תהליך היישום וההטמעה של מערכת CRM חדשה הוא תהליך שיש להתכונן אליו ולהשקיע בו עוד לפני שאתה בוחר ורוכש את המערכת בפועל. עסק שייכנס מהר מדי לתהליך הזה וללא הכנה מוקדמת, עלול לשלם ביוקר בטווח הארוך.

דרגו