מרבית המומחים בתחום של קשרי לקוחות אומרים ש-12 חודשים הם תקופה הגיונית ליישום מלא של תכנת ניהול קשרי לקוחות בחברה או בעסק. עובדה זו מעלה את השאלה- האם ניתן להאיץ את התהליך ולזרז אותו? להלן כמה דרכים:

לקבל אחריות, לקחת את החברה בידיים ולהגיע להחלטה בסיסית הנוגעת ליישום אפקטיבי ומהיר של תכנת CRM בעסק.

זהו למעשה השלב הראשון, האמור להתרחש כאשר החברה מתחילה לחשוב על יישום אסטרטגיית CRM במשרדיה. במקרים רבים השלב הזה מאופיין בקרב החברות דווקא בחוסר דחיפות, ולעיתים הוא אורך שנים רבות. באופן טבעי, קיצור השלב הזה יכול לקצר באופן דרמטי את לוח הזמנים הכללי. מדובר כאן, למעשה, בעניין של בחירה והחלטה- פשוט החליטו שאתם הולכים ליישם מערכת ניהול קשרי לקוחות בחרה שלכם, עוד היום- ואל תתנו לשום דבר לעכב אתכם.

בחרו את הרגע המתאים – פרוייקטים של CRM לא יתקדמו מהר אם העובדים והמנהלים עסוקים עד מעל לראש בפרוייקטים גדולים וחשובים אחרים. יהיה גם נבון מצדכם לבחור זמן בו יש יציבות ארגונית בעסק. אם נערכים בחברה הרבה שינויים, הם עלולים לגזול את זמנם, מרצם ומחשבותיהם של העובדים השונים, מה שלא יאפשר להם להשקיע את ההשקעה הנדרשת בלמידת המערכת החדשה. לכן, אם תיישמו תכנת CRM חדשה כאשר כל העובדים פנויים רגשית, והחברה עומדת על קרקע יציבה, תוכלו לחסוך זמן רב ולזרז את תהליך ההטמעה.

הגדירו מראש את הדרישות שלכם בפרוטרוט – זוהי בהחלט אחת העצות החשובות ביותר. הגדרה ברורה ומפורטת של הדרישות והציפיות שלכם מהתוכנה יעזרו לכם להימנע ממקרים בהם פרוייקטים שונים יתעכבו משום שדרישות חדשות נוספו במהלך או לאחר הפיתוח הסופי של המערכת.

וודאו שלצוות העובדים מהחברה שמיניתם על הטמעת המערכת יש מספיק זמן. חברי צוות אשר לא יצליחו להתמודד עם העבודה הרגילה והתובענית שלהם בנוסף לפרוייקט ה-CRM  החדש, יכולים להיות מקור לעיכובים והשהיות. שקלו אפילו לגייס צוות פרילאנסרי מנוסה עבור הפרוייקט. פרוייקטים של ניהול קשרי לקוחות דורשים כמות מפתיעה של זמן, ואם יהיו לכם אנשים אשר יוכלו להתרכז בפרוייקט בלבד- תוכלו להאיץ את העניינים בצורה משמעותית.

הכינו לוח זמנים מדוייק לתהליך של בחירת החברה אשר תספק לכם את המערכת. חשוב לבחור את ספק המערכת בצורה זהירה ושקולה, אך תהליכים וצעדים רבים אשר חברות שונות נוהגות לעשות במהלך תהליך הבחירה הינם מסובכים מידי ללא כל צורך. לעיתים קרובות יש הרבה רעש וצלצולים, אשר ניתן לנקות אותם (מה שנקרא- "לשים אותם על מיוט"), וכך להתרכז רק בנקודות העיקריות והחשובות ביותר.

היו ברורים מאוד לגבי לוח הזמנים הזה כאשר אתם מדברים עם ספקי CRM אפשריים – לא תרצו לגלות פתאום שהספק שלכם מחוייב לפרוייק אחר בחצי השנה הקרובה. הבהירו מהרגע הראשון אילו משאבים אתם רוצים ומתי, וקבלו התחייבות מספקים אפשריים על כך שהם יוכלו לעמוד בלוח הזמנים שלכם.

החלו בדיונים על החוזה בשלב מוקדם – אם יש חוזים שיהיה עליכם לדבר עליהם ולערוך עליהם משא ומתן, החלו בתהליך מוקדם ככל האפשר. זהו שלב ארוך ומשמעותי, וככל שתתחילו אותו מוקדם יותר- כך הוא ישפיע פחות על לוח הזמנים הכללי.

דרגו