בסיס הנתונים של מערכת ה-CRM של העסק הוא נכס חשוב ביותר, המכיל כמויות גדולות של נתונים פרטיים וסודיים על לקוחות, ולמעשה מכיל את המידע והידע שאנשי המכירות, השיווק והשירות צריכים כדי לתקשר באופן יעיל ואפקטיבי עם לקוחות קיימים וחדשים. לכן, הגנה על בסיס הנתונים מפני פריצות, בעיות ביצועים, כשלים טכניים, בעיות אבטחת מידע ובעיות אחרות היא קריטית. להלן כמה נקודות שכדאי לתת עליהן את הדעת בכל הקשור להגנה על בסיס הנתונים של מערכת ה-CRM שלך.
זמינות 24/7
אם בסיס הנתונים של מערכת ה-CRM אינו זמין, היכולת לבצע פעולות הקשורות ללקוחות נפגעת משמעותית. יש לנטר כל הזמן את מצבו של בסיס הנתונים, ולהשקיע בנגישות מקסימאלית של בסיס הנתונים – גם במקרה של בעיה עדיין תתאפשר גישה לנתונים באופן רציף ובביצועים מיטביים.
ניטור רציף של הזמינות והביצועים של בסיס הנתונים של מערכת ה-CRM יאפשר זיהוי מיידי של בעיות ופתירתן במהירות. במקרה של כשל טכני חמור בבסיס הנתונים, יהיה ניתן למנוע חוסר זמינות של המערכת באמצעות פתרון של כפילות – כלומר שמירה של העתק מדויק של בסיס הנתונים של המערכת שיהיה ניתן להעלות ולגשת אליו במקום בסיס הנתונים התקול.
אבטחת מידע
המידע המאוחסן במערכת ה-CRM שלך הוא אחד מהיתרונות התחרותיים של העסק שלך. בנוסף לכך, הלקוחות שלך צריכים להרגיש שהמידע האישי והפרטי שלהם – כגון מספרי כרטיסי אשראי, מספרי תעודות זהות, כתובות וטלפונים וכו' – נמצא בידיים טובות ואינו חשוף לגורמים לא רצויים. אבטחת המידע הזה היא קריטית, וכדאי לנקוט בכמה אמצעים הגנה על מנת להגביר את האבטחה של בסיס הנתונים.
אמצעי הגנה כגון הגבלת גישה לנתונים על פי תפקידים, ושימוש באמצעי זיהוי שונים בעת התחברות למערכת, תעזור לוודא שרק אנשים מורשים יכולים לגשת לנתוני הלקוחות ולטפל בהם. הצפנה של המידע והתקנה של "חומת אש" (firewall) יפחיתו את הסיכונים לפריצה לבסיס הנתונים על ידי האקרים.
גיבויים והתאוששות מאסון
אסון – כגון שריפה, רעידת אדמה, הצפה, ואפילו, לא עלינו, קריסה של הבניין כתוצאה מנפילת פצצה – עלול לגרום נזק בלתי הפיך לעסק שלך, שחלקו יתבטא באובדן חלק מהמידע על הלקוחות או אפילו כולו. גם אם לא נרחיק לכת עד לתרחישים כאלו, קריסה או פגיעה בבסיס הנתונים של מערכת ה-CRM עלולים להיות הרסניים.
תכנון נכון מבעוד מועד והגדרה של תכנית התאוששות מאסון יעזרו לך לחזור לעמוד בחזרה על הרגליים ויצמצמו את הפגיעה בעסק שעלולה להתרחש כתוצאה מחוסר יכולת לגשת לנתונים. יש לגבות את בסיס הנתונים לפחות פעם בשבוע (ורוב המומחים ממליצים על גיבוי יומי) על מנת שיהיה עותק נוסף של הנתונים שניתן יהיה לאחזר בעת הצורך. את הגיבויים כדאי לשמור באתר מרוחק ולא ביחד עם בסיס הנתונים עצמו, על מנת שאם תהיה פגיעה פיזית בעסק, נתוני הגיבוי לא ייפגעו.
למערכות CRM בענן (כמו המערכת של זברה CRM) יש יתרון מבחינת זמינות, גיבויים והתאוששות מאסון, משום שנתוני המערכת שמורים ומגובים במספר שרתים (ולא על מחשב יחיד) שאינם נמצאים בבית העסק. שרתים אלה מנוטרים באופן רציף, מגובים באופן שוטף ומוגנים ע"י תוכנות אבטחת מידע מובילות על מנת לספק למשתמשי המערכת נגישות מלאה ורציפה.
אל תגידו – "לי זה לא יקרה". כדאי לנקוט באמצעים הטכנולוגיים הנכונים, שכולם ידועים וזמינים, כדי שתהיו מוכנים לכל מקרה שעלול לפגוע בעסק שלכם.